Pokladna (směny)

Otevření směny

Před zahájením prodeje je nutné otevřít směnu. Na hlavní obrazovce klikněte na zelené tlačítko „Zahájit prodej". Zobrazí se dialog „Počáteční hotovost" s numpadem.

Pokud existuje předchozí uzávěrka, pole se automaticky předvyplní poslední uzavírací částkou hotovosti — nemusíte tak zadávat stejnou hodnotu znovu.

Zadejte nebo upravte počáteční stav hotovosti v pokladně (kolik peněz máte fyzicky v pokladně na začátku směny). Pokud máte nastaveny cizí měny, můžete přepínat mezi měnami pomocí chipů a zadat počáteční hotovost pro každou měnu zvlášť. Potvrďte stisknutím tlačítka OK. Směna se otevře.

Po otevření směny:

• Tlačítko „Zahájit prodej" se změní na „Uzávěrka" (červené s ikonou zámku)
• Aktivují se tlačítka „Rychlý účet" a „Vytvořit účet"
• V informačním panelu se změní stav na „Směna aktivní"
• Začnou se zobrazovat statistiky směny

Pokladní deník

Pokladní deník otevřete kliknutím na „Pokladní deník" na hlavní obrazovce. Zobrazí se dialog s aktuálním stavem hotovosti v hlavičce (např. „Hotovost v pokladně: 269,00 Kč").

Filtry

V horní části deníku jsou tři přepínací filtry a tlačítko pro nový záznam:

• Vklady (výchozí: ✓) — ruční vklady hotovosti do pokladny
• Výběry (výchozí: ✓) — ruční výběry hotovosti z pokladny
• Tržby (výchozí: vypnuto) — automatické záznamy z hotovostních plateb
• Vklad / Výběr (tlačítko) — otevře dialog pro ruční záznam vkladu nebo výběru

Tabulka záznamů

Záznamy se zobrazují se sloupci:

• Čas — čas transakce
• Typ — typ záznamu (Vklad, Výběr, Prodej)
• Částka — částka s + nebo − (zelená pro příjem)
• Poznámka — poznámka nebo číslo účtu (u prodejů se zobrazuje číslo účtu)

Příklad: „12:15 | Prodej | + 269,00 Kč | B1-075-0001"

Vklad / Výběr

Kliknutím na „Vklad / Výběr" otevřete dialog pro zaznamenání ručního pohybu hotovosti. Dialog obsahuje:

• Částka — pole zobrazující zadanou hodnotu
• Měna (pokud máte nastaveny cizí měny) — chipy pro výběr měny
• Numpad — klávesnice pro zadání částky
• VKLAD (zelené tlačítko vedle numpadu) — zaznamená vklad hotovosti do pokladny
• VÝBĚR (červené tlačítko vedle numpadu) — zaznamená výběr hotovosti z pokladny
• Poznámka (dole) — tlačítko pro přidání poznámky k záznamu

Použijte pro situace jako vložení peněz ze sejfu, výběr na drobný nákup nebo korekci.

Uzávěrka směny

Na konci směny klikněte na „Uzávěrka" (červené tlačítko). Otevře se dialog se souhrnem směny.

Dialog uzávěrky

Dialog uzávěrky zobrazuje přehledně všechny informace o směně v několika sekcích:

Informace o směně — datum a čas otevření, kdo směnu otevřel, délka trvání, počet zaplacených/převedených/stornovaných/refundovaných účtů a případné stále otevřené účty.

Tržby — přehled tržeb podle platebních metod (hotovost, karta, převod atd.) s celkovým součtem a spropitným.

Hotovost — klíčová sekce pro odsouhlasení pokladny:

• Počáteční hotovost — částka zadaná při otevření směny
• Tržba hotovost — celková hotovostní tržba
• Vklady — součet ručních vkladů (zobrazí se pouze pokud byly)
• Výběry — součet ručních výběrů (zobrazí se pouze pokud byly)
• Očekávaná hotovost — teoretický stav vypočtený systémem (tučně)
• Skutečná hotovost — tlačítko, které otevře numpad pro zadání spočítané částky. Pole se automaticky předvyplní hodnotou očekávané hotovosti — obsluha jej může upravit po přepočítání.
• Rozdíl — rozdíl mezi skutečnou a očekávanou hotovostí. Zobrazí se zelený přebytek (+) nebo červený schodek (−). Při shodě se zobrazí „+0 Kč" zeleně.

Pokud máte nastaveny cizí měny a v průběhu směny došlo k cizoměnovým transakcím, zobrazí se dodatečná sekce Cizoměnová hotovost s obdobným přehledem pro každou měnu.

Poznámka — volitelná poznámka k uzávěrce (tlačítko „Poznámka" otevře dialog pro zadání textu).

Dole v dialogu jsou tlačítka:

• Tisk — přepínač pro automatický tisk Z-reportu po uzavření (ikona fajfky indikuje aktivní stav)
• Zrušit — návrat bez uzavření
• Uzavřít — uzavření směny (aktivní až po zadání skutečné hotovosti)

Z-report

Z-report je souhrnná zpráva o směně obsahující:

• Informace o směně (pokladna, datum, čas, trvání, uživatel)
• Tržby podle platebních metod a DPH
• Spropitné (pokud bylo)
• Slevy (položkové, účtové, voucherové, věrnostní)
• Počty účtů (zaplacené, převedené, stornované, refundované)
• Hotovostní odsouhlasení (počáteční, tržby, vklady, výběry, očekávaná, skutečná, rozdíl)
• Cizoměnová hotovost (pokud existuje)

Z-report se vytiskne automaticky po uzávěrce (pokud je přepínač tisku aktivní) nebo jej můžete vytisknout ručně z přehledů.

Praktické tipy

Vždy otevřete směnu před zahájením prodeje. Bez otevřené směny nelze vytvářet účty.

Ruční záznamy (vklady/výběry) zadávejte okamžitě, aby se pokladní deník neshodoval se skutečností.

Při uzávěrce počítejte hotovost dvakrát. Pokud je rozdíl větší než drobné zaokrouhlení, hledejte příčinu.

Pro manažery a administrátory

Analýza Z-reportu

Z-report je klíčový dokument pro kontrolu směny. Obsahuje tyto sekce, které stojí za pozornost:

• Informace o směně — kdo směnu otevřel, kdy a jak dlouho trvala. Zkontrolujte, zda čas odpovídá skutečné pracovní době.
• Tržby podle platebních metod — rozklad celkové tržby na hotovost, kartu, převod, stravenky atd. s počtem transakcí u každé metody. Porovnejte s výpisy z terminálu.
• Slevy — celkový přehled poskytnutých slev (položkové, na účet, voucherové, věrnostní). Pokud jsou nezvykle vysoké, prověřte detail v Přehledech.
• Stornované a refundované účty — počet a hodnota. Vysoký počet storen může signalizovat problém v provozu nebo zneužití.
• Hotovostní odsouhlasení — porovnání očekávané a skutečné hotovosti. Viz sekce níže.

Z-reporty najdete v archívu v Přehledy > Z-reporty (viz kapitola 14).

Hotovostní rozdíl

Řádek Rozdíl v uzávěrce ukazuje odchylku mezi očekávanou a skutečnou hotovostí:

• Kladný rozdíl (zelený) = přebytek — v pokladně je více peněz, než systém očekává. Obvykle drobný přebytek ze zaokrouhlení.
• Záporný rozdíl (červený) = manko — v pokladně chybí peníze. Může jít o nezaznamenaný výběr, chybně vydané peníze nebo krádež.

Pokud se rozdíl opakuje, zkontrolujte pohyby v pokladním deníku a prověřte, zda obsluha poctivě zaznamenává všechny vklady a výběry.

Audit pohybů hotovosti

Všechny hotovostní pohyby (vklady, výběry, prodeje) se zaznamenávají s informací o tom, kdo je provedl a kdy. Podrobný přehled najdete v:

• Pokladní deník (na hlavní obrazovce) — pohyby aktuální směny
• Přehledy > Hotovost (viz kapitola 14) — pohyby za libovolné období s filtrováním podle typu, uživatele a měny

Každý záznam obsahuje čas, typ pohybu, částku, poznámku a jméno uživatele, který akci provedl. To umožňuje zpětné dohledání jakéhokoliv nesrovnalosti.

Úprava směn

Pokud potřebujete opravit čas příchodu nebo odchodu zaměstnance (např. zapomněl se přihlásit), přejděte do Přehledy > Směny, klikněte na příslušnou směnu a upravte časy. Tato funkce vyžaduje oprávnění shifts.manage (Manažer a výše).

Dialog úpravy směny zobrazuje:

• Obsluha — jméno zaměstnance (nelze změnit)
• Čas příchodu — s výběrem data a času
• Čas odchodu — s výběrem data a času (nebo „probíhá" u aktivní směny)
• Původní hodnoty — pokud byla směna dříve upravena, zobrazí se původní časy
• Upravil/a — jméno osoby, která naposledy provedla změnu, a kdy

Systém tak zajišťuje kompletní audit trail — vždy je vidět, kdo a kdy směnu upravil. Tlačítkem „Smazat směnu" lze směnu zcela odstranit (rovněž vyžaduje shifts.manage).

Oprávnění pro pokladní operace