Firmy si prosincové večírky zamlouvají už teď. Jak vést rezervace tak, aby se v prosinci nic nepřekrylo, nikdo nezapomněl na zálohu a obsluha věděla, co ji večer čeká.
Prosinec se rozhoduje teď
Firemní večírky se neplánují v prosinci. Personalistky a asistentky obvolávají podniky v září a říjnu, a kdo v té chvíli nemá jasno, které večery jsou volné, přijde o nejlepší termíny — nebo hůř, slíbí jeden sál dvěma firmám.
Sešit u telefonu tohle zvládá do chvíle, kdy rezervace přijímá víc lidí. Jeden si zapíše pátek 12. na tužku, druhý přes to v neděli potvrdí jinou skupinu a na chybu se přijde, až obě firmy stojí ve dveřích.
V Kasyru jsou rezervace samostatný modul. Zapnete ho v Nastavení → Systém → Moduly a v menu se pak objeví Další → Rezervace. Každá rezervace nese jméno a telefon, datum, čas začátku, počet osob, délku návštěvy, stůl a poznámku — a protože se data synchronizují mezi zařízeními firmy, vidí ji každý, kdo u pokladny zvedne telefon.
Obsazenost na jeden pohled
Seznam rezervací je dobrý na hledání jména. Na plánování prosince potřebujete něco jiného: vidět, kde je ještě místo.
K tomu slouží grafické zobrazení. Při období den, týden nebo měsíc ukáže Ganttův diagram — stoly pod sebou, čas zleva doprava a každá rezervace jako barevný blok. Protože se volba období dá posunout i do budoucnosti, nastavíte si rovnou prosinec a vidíte, které večery jsou prázdné a kde už bloky navazují těsně na sebe. Kliknutím na blok rezervaci rovnou otevřete.
Tady se vyplatí brát vážně délku návštěvy. Výchozích 90 minut sedí na běžnou večeři, ne na firemní večírek. Nastavte realisticky tři, čtyři hodiny — pole bere až 480 minut — a diagram vám poctivě ukáže, že po večírku od šesti už na ten stůl v osm nikoho neposadíte. Délky rezervací jsou přesně vidět v denním diagramu (v týdnu a měsíci vyplní blok celý den). A když na stůl uložíte rezervaci, která se s jinou časově překrývá, kasa vás upozorní a uloží ji jen po volbě Uložit i tak — i proto má smysl zadávat délku pravdivě.
Pokud máte provozovnu rozdělenou na sekce, filtr nahoře umí zobrazit jen salonek nebo jen hlavní sál. Na větší skupiny, které obsadí celou místnost, je to nejrychlejší kontrola.
Stavy rezervace a záloha přes kredit
Rezervace má čtyři stavy: Vytvořena, Potvrzena, Usazeni a Zrušena, a každý má v tabulce i v grafu vlastní barvu. U večírků má smysl rozdíl mezi prvními dvěma dodržovat důsledně. Vytvořena znamená „firma se ptala a termín držíme“, Potvrzena „je to domluvené“. Když si na začátku prosince projdete šedé bloky, víte přesně, komu zavolat.
U velké skupiny se obvykle chce záloha. Samostatné pole na zálohu rezervace nemá, ale dá se to udělat přes zákaznický kredit. Rezervaci propojte se zákazníkem z databáze — řádek Propojit zákazníka přímo v dialogu rezervace. Klepnutím na propojeného zákazníka se otevře okno Zákazník a v něm řádek Kredit: Nabít vytvoří účet na zadanou částku, firma ho zaplatí a částka se jí připíše jako kredit. V poznámce k transakci si uveďte, ke kterému termínu patří.
Záloha tak neleží v šuplíku ani v sešitě, ale u zákazníka v systému, s historií transakcí. A nepočítá se do tržby: nabitý kredit je závazek vůči zákazníkovi, ne výnos. Tržbou se stane až večer, kdy firma zaplatí útratu metodou Kredit — ta je v platebním dialogu dostupná, jakmile je zákazník přiřazený k účtu a má kladný zůstatek. Kredit vyžaduje zapnuté moduly Zákazníci a Zákaznické kredity.
Večer, kdy to všechno přijde
Den před akcí stačí otevřít rezervace na zítřek. Poznámka je víceřádková a patří do ní všechno, co by jinak obsluha lovila v e-mailech: domluvené menu, alergie, kdo z firmy platí, jestli se účet dělí, v kolik chtějí dort.
Když host dorazí, přepněte rezervaci na Usazeni. Vypadá to jako formalita, ale právě podle toho na konci měsíce poznáte, kolik rezervací opravdu přišlo a kolik skončilo jako Zrušena nebo nikdy nepřepnutá Potvrzena. Pro plánování dalšího roku je to užitečnější údaj než počet telefonátů.
A pohlídejte si, kdo s rezervacemi smí pracovat. Obsluha je ve výchozím nastavení umí zakládat i upravovat, Pomocník je jen vidí — založit ani změnit je nemůže. Když máte ve službě brigádníka, který bere telefony, rozhodněte vědomě, jestli mu tohle oprávnění dát — o tom, jak role a oprávnění upravit, jsme psali v článku o zaškolování nové obsluhy.
Prosinec bude náročný tak jako tak. Rozdíl je v tom, jestli to bude náročné kvůli hostům, nebo kvůli tomu, že nikdo neví, kdo si co zamluvil.